Struktur Organisasi - Elemen Keorganisasian dan Tips Memimpin

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen atau unit-unit kerja dalam suatu organisasi. Dari defenisi sederhana tersebut, menunjukkan bahwa adanya pembagian kerja. Selain itu, dengan adanya struktur tersebut fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut dapat diintegrasikan (koordinasi) dengan baik dan tersusun dengan baik. Struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah, (alur kordinasi), dan penyampaian laporan.

Elemen Struktur Organisasi 

Dalam struktur organisasi, terdapat enam elemen kunci yang yang harus diperhatikan dalam menyusunnya. Berikut enam elemen yang dimaksud.

1. Spesialisasi Pekerjaan

Tugas-tugas dalam struktur organisasi kerap dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri sesuai dengan spesialisasinya.

2. Departementalisasi

Elemen struktur ini sebagai dasar yang digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Elemen ini dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.

3. Rantai Komando

Elemen struktur ini merupakan garis wewenang (tanpa putus) yang membentang dari puncak organisasi ke posisi paling bawah. Elemen ini pun akan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.

4. Rentang Kendali

Elemen struktur ini menunjukkan jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.

5. Sentralisasi dan Desentralisasi

Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Sementara itu, desentralisasi merupakan lawan dari sentralisasi.

6. Formalisasi

Elemen struktur ini menjelaskan sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.

Struktur Organisasi - Struktur Umum Organisasi

1. Struktur Sederhana
Struktur sederhana merupakan sebuah struktur yang memiliki kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang hanya terpusat pada seseorang, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil yang dipimpin manajer merangkap pemiliki.
Kekuatan organisasi akan tampak dari kesederhanaan yang tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas. Sementara kelemahan utama struktur ini adalah, sulit untuk dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil.
Karena struktur sederhana menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi berkembang karena formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak.
2. Birokrasi
Birokrasi adalah sebuah struktur yang memiliki tugas-tugas operasi yang sangat rutin. Tugas-tugas tersebut dicapai melalui spesialisasi, aturan, dan ketentuan yang sangat formal. Tugas-tugas dalam birokrasi dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.
3. Struktur Matriks
Struktur matriks merupakan sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur ini dapat ditemukan di agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.
Desain Struktur Organisasi Modern

1. Struktur Organisasi Modern - Struktur Tim

Struktur ini memanfaatkan tim sebagai perangkat utama untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan kerja. Karakteristik utama dari struktur organisasi ini yaitu menghilangkan kesulitan-kesulitan departemental dan mendesentralisasi pengambilan keputusan ke tingkat tim kerja. Struktur tim ini juga berupaya menstimulus karyawan untuk menjadi generalis dan juga menjadi spesialis.
2. Struktur Organisasi Modern - Struktur Virtual

Organisasi virtual merupakan sebuah struktur inti kecil. Sistem organisasi modern ini melakukan subkontrak terhadap fungsi-fungsi utama bisnis.
3. Struktur Organisasi - Organisasi Nirbatas

Organisasi nirbatas merupakan sebuah struktur yang berupaya menghapuskan rantai komando, mempunyai rentang kendali tak terbatas, serta mengganti departemen dengan tim yang diberdayakan.

Lingkungan - Faktor Penentu Struktur Organisasi

Lingkungan adalah sebuah struktur yang tercipta dari lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan di luar struktur organisasi dan berpeluang memengaruhi kinerja struktur organisasi secara keseluruhan. Organisasi yang di dalamnya terdapat struktur  yang sering menemui lingkungan yang dinamis (ketidakpastian). Salah satu cara untuk meminimaslisir ketidakpastian lingkungan yaitu dengan penyesuaian struktur.

Ideaship dan Kesuksesan Organisasi

Setelah mengkaji ihwal struktur organisasi, ada baiknya kita berbicara proses pelaksanaan organisasi yang baik. Dahulu kita mengenal leaderhsip atau kepemimpinan. Dalam organisasi, leadership cenderung mengarah bahwa kebijakan berada pada keputusan pemimpin.
Dengan model leadership, keputusan berada di tangan pemimpin. Anggota yang terdapat di dalam organisasi tunduk pada keputusan yang ditetapkan oleh pemimpin. Terkadang metode kepemimpinan ini bagus. Namun hakikatnya kurang optimal. Pasalnya, ide anggota tak bisa dilakukannya karena takut berseberangan dengan ide pemimpin yang sudah ditetapkan jadi keputusan.
Lalu adakah cara kepemimpinan yang baru di dalam organisasi? Jawabannya, ada. Yaitu, ideaship. Tentunya, gaya kepemimpinan ideaship belum begitu populer. Pasalnya, ini adalah gaya kepemimpinan baru di dalam organisasi, khususnya di lingkungan kerja.
Sudah dimaklumi, di dalam organisasi tak semua anggota siap untuk bekerja. Dalam disiplin kajian leadership, masalah ini tidak dapat diselesaikan. Malah leadership cenderung tampak lebih konsisten dalam tugas sosok pemimpin. Tentunya, ini menjadi minus dalam organisasi.
Berbeda dengan ideaship. Gaya kepemimpinan ini cenderung berusaha mengaktifkan ide yang ada di setiap anggota. Tujuannya, agar anggota memiliki rasa dihargai. Ia diberi kebebesan dalam menjalan idenya agar organisasi yang dibangun berhasil. Jika di dalam perusahaan, karyawan diperbolehkan melakukan ide-idenya untuk memajukan perusahaan.
Jika Anda seorang pemimpin lalu menerapkan konsep ideaship, maka yang terjadi adalah, anda akan membantu orang-orang yang berada di bawah kepemimpinan Anda merasa dihargai. Mereka dapat memandang diri mereka lebih baik. Selain itu, Anda pun bisa menciptakan lingkungan organisasi yang menyenangkan.
Jika orang sudah cinta dengan pekerjaannya, tentu saja mereka akan semangat bekerja dan tak mengenal rasa bosan. Inilah yang kerap diinginkan setiap organisasi. Sehingga tak ada kevakuman dalam struktur yang sudah digagas.

Memunculkan Ideaship dalam Organisasi

Agar konsep ideaship bisa muncul dalam organisasi yang Anda pimpin, maka yang mesti dilakukan adalah,

• Anda dan Pengurus Organisasi sama-sama Bekerja sama
  

Tak sedikit leader dalam organisasi kerap memandang bahwa orang-orang yang berada di dalam struktur adalah orang yang bekerja dengannya. Padahal, sejatinya tidak. Konsep keliru inilah yang menjadikan organisasi tak dapat berkembang dan bekerja dengan dinamis.
Seharusnya, leader memahami bahwa orang-orang yang tercantum di dalam struktur adalah orang-orang yang bekerjasama dengan Anda. Bukan mereka bekerja untuk Anda.  Sehingga setiap kali ada masalah, Anda meminta mereka mengeluarkan pendapat. Jangan pernah meminta mereka untuk mengeluarkan satu ide dalam menyelesaikan masalah, tapi mintalah lebih.
Tujuannya adalah, agar mereka bisa memilih ide mana yang mesti dilakukannya dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi di dalam organisasi. Dengan adanya ‘banjir’ ide, organisasi bisa menjadi ide yang belum terlaksana menjadi cadangan ide. Bila mentok, dapat menggunakan ide lain yang waktu lebih cepat untuk menyelesaikan masalah.

• Pastikan Mereka Menyukai Anda
  

Jika Anda seorang leader, jadikanlah orang-orang yang berada di bawah struktur benar-benar menyukai Anda. Maka langkah yang mesti Anda lakukan terlebih dahulu adalah, Anda menyukai mereka.
Minimalisir pepetah kuno yang mengatakan, ‘tidak peduli apakah orang lain suka pada Anda ataupun tidak sepanjang mereka menghargai dan menghormati Anda’. Pepatah ini tdak layak masuk dibawa di dalam organisasi.
Pasalnya, yang akan terjadi hanyalah rasa hormat saja. Orang-orang yang berada di dalam struktur hanya bekerja sebatas bekerja. Ia tidak peduli apakah organisasi yang ia berada di dalamnya maju atau tidak. Jika dalam bentuk perusahaan, ia hanya bekerja untuk mendapatkan gaji. Ia tidak memikirkan bagaimana perusahaan yang menjadi lumbung gajinya maju atau tidak.
Tentu saj hal ini tidak baik di dalam organisasi. Seharusnya mereka bekerja untuk  diri mereka, bukan untuk Anda. Karena itu, Anda mesti membuat orang yang berada di dalam struktur menyukai Anda.

• Terima Kesalahan, Obral Pujian
  

Di dalam bekerja terjadi kesalahan adalah hal yang biasa. Jika orang yang berada di bawah struktur kepemimpinan Anda melakukan kesalahan, jangan serta-merta Anda memarahi. Tapi berilah pujian. Dengan kesalahan yang dibuatnya kita menjadi tahu bahwa langkah yang seperti itu salah. Segeralah catat proses kerja demikian agar tidak terulangi lagi.
Lalu mintalah orang yang melakukan kesalahan memikirkan ide apa yang mesti dilakukannya agar target yang ingin dicapai organisasi berhasil. Anda jangan meminta satu ide, tapi mintalah beberapa ide. Lalu ajak ia sama-sama memikirkan langkah-langkah yang mesti dilakukan.
Di sini Anda menjadi orang-orang yang pura bodoh, tapi sebenarnya hanya ingin menjadikan orang yang berada di bawah kepemimpinan Anda mejadi orang yang lebih bertanggungjawab dengan tugasnya, menjadikannya benar-benar mencintai pekerjaan dan berusaha membuatnya menjadi pintar dengan ide-ide yang dimilikinya.

Struktur Organisasi Pada Perusahaan

Struktur adalah bagian yang mempunyai hubungan satu sama lain, atau bagaimana cara bagian itu dihubungkan. Struktur adalah salah satu sifat fundamental bagi setiap system. Identifikasi sebuah struktur adalah sebuah hal yang subjektif.
Pendapat dari Professor Benny H Hoed, struktur adalah sebuah bangunan yang terdiri dari unsur-unsur yang berhubungan satu sama lain di dalam sebuah kesatuan.
Sifat dari struktur adalah Totalitas, Transformatif dan Otoregulatif.
Strategi dan pola pembentukan struktur terdiri dari :

1. Struktur Sederhana
   Struktur ini terbentuk ketika pemilik manajer membuat sebuah keputusan yang penting dan langsung mengawasi semua kegiatan yang berlangsung, namun untuk mempertahankan struktur seperti ini agak sulit ketika sebuah perusahaan mulai tumbuh dalam hal ukuran dan muncul berbagai kompleksitas.
   
2. Struktur Fungsional
   Kegiatan ini satu tingkat diatas struktur sederhana, cocok digunakan untuk perusahaan dengan usaha yang tunggal dan dominan. Biasanya struktur seperti ini di gunakan pada divisi-divisi: produksi, keuangan, teknik, akuntansi, sales dan pemasaran.
   Menggunakan struktur seperti ini dapat mengatasi keterbatasan dalam suatu proses informasi pemilik atau manajer tunggal. Disini kepala bagian fungsional bertanggung jawab langsung kepada CEO yang kemudian dapat menghasilkan keputusan dan tindakan dari sudut pandang perusahaan secara keseluruhan.
   Namun struktur ini mempunyai kelemahan, yaitu resiko konflik antar tugas manajer semakin tidak jelas.
   
   • Kelebihan Struktur Fungsional :
     
     • Pencapaian efisiensi melalui spesialisasi
       
     • Membedakan dan mendelegasikan keputusan operasi harian
       
     • Mempertahankan pengendalian secara sentralistik
       
     • Dapat mengaitkan struktur dengan strategi secara ketat dengan cara mendesain aktivitas kunci secara terpisah
       
   • Kerugian dari struktur Fungsional:
     
     • Dapat mendorong spesialisasi yang sempit dan mempunyai potensi menciptakan persaingan sekaligus konflik fungsional
       
     • Menimbulkan kesulitan dalam koordinasi fungsional atau pengambilan keputusan
       
     • Membatasi general manager
       
     • Mempunyai potensi yang kuat dalam menciptakan konflik lintas fungsional karena adanya skala prioritas pada fungsi tertentu dan bukan secara keseluruhan
       
3. Struktur Multi Divisional
   Di dalam struktur ini, masing-masing divisi beroperasi sebagai usaha yang terpisah. Sesuai digunakan di dalam related divisive business. Di dalam pelaksanaannya manajer perusahaan bertugas untuk memanfaatkan sinergi antar divisi. Manajer dapat menggabungkan pengawasan strategi dan juga keuangan.
   Manajer akan berusaha untuk menemukan keseimbangan di antara persaingan antar divisi untuk memperoleh sumber capital yang langka yang dapat menciptakan peluang kerja sama untuk saling mengembangkan sinergi yang mempunyai tujuan yang sama, yaitu : memaksimalkan kinerja keseluruhan perusahaan.
   

Struktur akan berkembang bersama dengan:

• Perubahan strategi
  
• Derajat diversifikasi
  
• Cakupan Geografis
  
• Sifat persaingan
  

Evolusi Struktur Multi Division
Strategi Internasional Transnasional dapat memungkinkan anda menggunakan struktur dan kemudian menghasilkan perhatian terhadap struktur geografis dan produk.
Empat elemen penting yang terdapat di perusahaan :

1. Adanya Spesialis Kegiatan Kerja
   
2. Adanya Koordinasi Kegiatan Kerja
   
3. Adanya Standarisasi Kegiatan Kerja
   
4. Besaran Seluruh Organisasi
   

Struktur pengendalian intern adalah sebuah kebijakan dan sebuah prosedur yang sudah ditetapkan untuk memperoleh keyakinan yang sesuai dengan tujuan satuan usaha yang spesifik yang dapat dicapai
Struktur pengendalian intern satuan usaha terdiri dari tiga struktur:

• Lingkungan pengendalian
  
• Sistem akuntansi
  
• Prosedur pengendalian
  

Dengan melakukan pemilihan dan menentukan struktur organisasi yang sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada saat ini akan membuat pencapaian tujuan perusahaan lebih terarah.
Selain itu jika struktur organisasinya jelas dan baik makan akan diketahui sampai dimana wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki seseorang, apakah sudah sesuai atau tidak. Jika sebuah perusahaan menerapkan sebuah struktur organisasi fungsional yang menggabungkan semua orang agar dapat terlibat di dalam suatu aktifitas yang di sebut fungsi dalam satu group.
Inilah seputar konsep struktur organisasi dan cara kepemimpinan yang baru yang bisa diterapkan. Harapannya, agar organisasi yang dipimpin tidak pernah sepi dari pekerjaan dan kreativitas orang-orang yang berada di dalamnya.



sumber : http://www.anneahira.com/struktur-organisasi.htm